Un e-mail efficace et percutant en 6 points

courrielL’objectif d’un e-mail est d’être lu et de provoquer une réponse, ou une action. Mal construit, il fera perdre du temps à votre interlocuteur qui aura du mal à le décrypter ou pire, ne lui donnera pas envie d’y donner suite.

Pour des courriels percutants et donc une communication efficace, il suffit de suivre ces 6 étapes.

Soignez votre titre

Le titre doit donner envie d’ouvrir le mail. Il doit être clair, bref et résumer la teneur du message, c’est-à-dire indiquer de quoi il s’agit, et ce que l’on attend du destinataire.

« Projet ordre du jour de la prochaine réunion de service : vos remarques pour le 15/04. »

Personnalisez les salutations

Adaptez-vous à la distance avec votre interlocuteur : «Bonjour Monsieur Martin ou « Bonjour Christophe » si vous connaissez la personne, « Bonjour Monsieur » dans le cas contraire.

Les abréviations sont perçues comme un manque de politesse, donc ne les utilisez pas.

Allez droit au but dans le corps de votre message

Le message doit être limité à l’essentiel : où-quand-qui-quoi-comment.

Structurez votre texte de façon à délivrer l’information la plus importante dès le début.

Soyez concis, au moyen de phrases courtes et simples, formulées de manière à inciter votre lecteur à l’action : adressez-vous directement à lui, posez lui une question.

Exprimez-vous de façon positive, cela rendra votre destinataire beaucoup plus réceptif.

Enfin, la mise en page doit être agréable et faciliter la lecture (paragraphes, intertitres, liste à puces cohérentes). Abstenez-vous de joindre des images ou fichiers trop lourds qui empêchent l’ouverture rapide du mail.

Introduisez une chute courtoise et une formule de politesse moderne

Privilégiez les phrases courtes mais complètes : évitez le style télégraphique « à votre disposition,  merci de votre réponse », qui donnent une connotation sèche, voire autoritaire à votre propos.  « Je me tiens à votre disposition, je vous remercie de l’attention » sont des formules courtoises plus respectueuses.

Pour les salutations finales, oubliez le style ampoulé et optez pour un style contemporain et convivial : « Cordialement », « Meilleures salutations ».

 Prenez soin de votre signature

Dernier aspect de votre e-mail, votre signature : là encore, bannissez les abréviations et pensez à insérer vos coordonnées (sauf dans le cas d’un échange de mails où seul le premier courriel contiendra toutes ces informations : inutile de surcharger votre signature).

Une petite astuce : ne rentrer le nom des destinataires qu’après avoir rédigé le mail, de façon à éviter une erreur de manipulation et l’envoi du message avant d’avoir terminé !

Relisez-vous

Si vous souhaitez véhiculer une image positive, faites scrupuleusement la chasse aux fautes d’orthographe, de grammaire et de syntaxe. N’oubliez pas que le mail est le reflet de votre professionnalisme, donc de votre compétence et que des coquilles dans le texte risquent de produire le plus mauvais effet auprès de vos collaborateurs ou supérieurs.

Rédiger un e-mail est un acte codifié et croire qu’on peut s’affranchir des règles de base d’un courrier classique est une erreur. Soignez cet écrit électronique, car la clarté de vos propos entraînera une réponse rapide et concrète de vos interlocuteurs, qui vous seront par ailleurs reconnaissants du gain de temps que vous leur occasionnerez…ainsi qu’à vous d’ailleurs !

 

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